첨부 용량을 넘겼을 때 가장 먼저 할 일은 무엇이 무거운지 확인하는 것입니다. 대개는 사진이 많이 든 PDF나 휴대폰 동영상 하나가 용량 대부분을 차지하고, 그 파일만 형식에 맞게 줄이면 해결됩니다. ZIP으로 묶는 것은 용량을 줄이는 방법이 아니라 여러 파일을 하나로 만드는 방법이라는 점도 기억해 두세요. 이 글은 파일 종류별로 먼저 해 볼 방법과, 그래도 안 될 때 나눠 보낼지 링크로 공유할지 고르는 기준을 정리합니다.
먼저 한도와 무거운 파일부터 확인하기
첨부 한도는 메일 서비스와 카카오톡 같은 메신저, 회사 메일 서버마다 다르고 바뀌기도 합니다. 정확한 숫자는 쓰는 서비스의 안내에서 확인하고, 다음 세 가지를 함께 염두에 두면 경계에서 거절되는 일을 막을 수 있습니다.
- 받는 쪽 한도가 더 작을 수 있습니다. 내 메일에서는 발송이 됐는데 상대 회사 메일 서버가 받지 않는 경우가 있습니다. 거래처나 기관에 보낼 때는 여유를 두세요.
- 메일 첨부는 전송 과정에서 커집니다. 메일은 첨부 파일을 글자 형태로 바꿔(Base64 인코딩) 보내기 때문에 실제 전송량이 원래 크기보다 3분의 1가량 늘어납니다. 서비스에 따라 이 늘어난 크기로 한도를 따지기도 하므로, 한도에 딱 맞춘 파일은 거절될 수 있습니다.
- MB를 세는 방식이 다릅니다. 1MB를 1,048,576바이트로 세는 곳도, 1,000,000바이트로 세는 곳도 있습니다. 목표 용량은 한도보다 10~20% 낮게 잡는 편이 안전합니다.
그다음 보낼 파일을 탐색기나 Finder에서 크기순으로 정렬해, 가장 큰 파일부터 손대면 됩니다.
파일 종류별로 줄이는 방법
PDF: 목표 용량을 적고 한 번만 압축
PDF 압축에 파일을 올리고 목표 용량을 적으면 그 이하가 될 때까지 압축 세기를 스스로 조절합니다. 기본값인 텍스트 유지 방식은 글자는 그대로 두고 안에 든 이미지만 다시 압축하므로, 압축 후에도 글자 선택과 검색이 됩니다. 스캔본처럼 페이지 전체가 그림인 PDF가 충분히 줄지 않으면 이미지 변환 방식을 고르는데, 이때 결과는 글자를 선택할 수 없는 이미지형 PDF가 되고 링크도 사라집니다. 처음 쓸 때는 압축 엔진을 한 번 내려받습니다. 여러 PDF를 합쳐 보낼 예정이라면 합친 뒤 한 번만 압축하는 편이 간단합니다. 글자 위주의 가벼운 PDF는 이미 최적화되어 거의 줄지 않습니다.
사진: 목표 용량을 정하거나 픽셀 수를 줄이기
휴대폰 사진은 한 장에 수 MB인 경우가 많아 열 장만 넘어도 한도에 걸립니다. 이미지모아의 이미지 압축에서 목표 용량에 맞추기를 켜고 용량을 적으면, 여러 장을 한 번에 처리하면서 그 아래에서 가장 높은 품질을 찾아 줍니다. 목표에 닿지 못했다는 표시가 뜨면 해상도도 줄여서 맞추기를 함께 켭니다. 화면으로만 볼 사진이라면 이미지모아의 크기 조절 도구에서 비율로 줄이기에 50을 넣어 가로·세로를 절반으로 줄이는 것도 효과가 큽니다. 픽셀 수가 4분의 1이 되기 때문입니다. 설정별 차이는 사진 용량 줄이기: 메일 첨부·제출 용량 제한에 맞추는 법에 자세히 정리되어 있습니다.
동영상: 해상도를 낮추거나 필요한 구간만 남기기
동영상은 용량을 가장 많이 차지하면서도 ZIP으로는 거의 줄지 않는 파일입니다. 동영상 용량 줄이기에서 해상도와 화질을 고르면 변환 전에 예상 용량이 먼저 표시되고, 목표 용량에 맞추기를 켜면 적은 용량을 영상 길이로 나눠 비트레이트를 정합니다. 숫자만 적으면 KB로 읽으니 "20MB"처럼 단위까지 적어야 합니다. 브라우저가 영상을 재생하면서 다시 녹화하는 방식이라 10분짜리 영상은 약 10분이 걸리고, 변환하는 동안 탭을 화면에 띄워 두어야 합니다.
영상이 길면 목표 용량이 너무 작다는 경고가 뜹니다. 화면을 알아보기 어려울 만큼 비트레이트가 낮아진다는 뜻이니, 먼저 동영상 자르기로 필요한 장면만 남기세요. 자르기는 다시 인코딩하지 않고 데이터를 그대로 옮기는 방식이라 화질 손실 없이 금방 끝납니다. 다만 키프레임에서만 자를 수 있어 시작점이 지정한 시각보다 1~2초 앞당겨질 수 있습니다.
여러 파일: ZIP은 묶기 위한 것
첨부할 파일이 많으면 파일 압축하기로 ZIP 하나로 묶어 폴더 구조째 보내는 것이 깔끔합니다. 하지만 JPG·PNG·MP4·MP3 같은 사진·음악·동영상과 docx·xlsx·pptx 문서는 이미 속이 압축된 형식이라 ZIP으로 묶어도 거의 줄지 않습니다. 크게 줄어드는 것은 텍스트, CSV, 로그처럼 압축되지 않은 파일뿐입니다. 그래서 순서는 무거운 파일을 형식에 맞게 줄인 뒤 마지막에 ZIP으로 묶는 것이 맞습니다.
카카오톡 같은 메신저는 사진을 보낼 때 앱 설정에 따라 화질을 낮춰 보내기도 합니다. ZIP으로 묶어 파일로 보내면 앱이 사진으로 다루지 않으므로 이런 화질 조정을 피할 수 있습니다. 다만 일반 파일 전송에도 별도 한도가 있으니 앱 안내를 확인하세요.
나눠 보내기가 도움이 되는 경우
압축해도 한도를 넘거나 화질을 더 떨어뜨릴 수 없는 파일이라면 나눠 보내는 방법이 있습니다. 나누기는 조각 하나하나가 그 자체로 의미가 있을 때 효과적입니다.
- PDF: PDF 분할에서 "1-40", "41-80"처럼 범위를 바꿔 두 번 추출하면 메일 두 통에 나눠 보낼 수 있습니다. 한 번 실행할 때마다 파일 하나가 만들어지고, 페이지는 원본 그대로 복사되어 화질이 바뀌지 않습니다.
- 동영상: 동영상 자르기로 앞부분과 뒷부분을 따로 잘라 보냅니다.
- 여러 파일: 파일을 몇 묶음으로 나눠 ZIP을 여러 개 만듭니다. 집모아는 조각을 모두 모아야 풀리는 분할 압축 파일을 만들지 않으므로, 묶음마다 따로 풀리는 ZIP이 됩니다. 받는 쪽이 조각을 다 모을 필요가 없다는 점에서는 오히려 편합니다.
반대로 접수 시스템이 파일 하나만 받거나, 받는 사람이 여러 통의 메일을 다시 합쳐야 한다면 나누기는 좋은 방법이 아닙니다. 이때는 압축을 더 세게 하거나 링크 공유로 넘어가세요.
링크로 공유하는 편이 나은 경우
클라우드 드라이브에 올리고 링크만 보내면 용량 문제를 근본적으로 피할 수 있습니다. 원본 화질이 꼭 필요한 파일, 압축해도 한도의 몇 배가 되는 긴 영상, 여러 사람에게 보낼 자료라면 압축보다 링크가 낫습니다.
다만 링크 공유는 파일이 그 클라우드 서버에 보관된다는 뜻입니다. 신분증이나 계약서처럼 민감한 파일이라면 공유 범위가 "링크가 있는 모든 사용자"로 열려 있지 않은지 확인하고, 볼일이 끝나면 공유를 해제하세요. 받는 쪽 회사가 외부 클라우드 접속을 막아 두었을 수도 있습니다. 메일 서비스 중에는 한도를 넘는 첨부를 다운로드 링크로 바꿔 주는 곳도 있는데, 보관 기간이 정해져 있을 수 있으니 받는 사람에게 미리 알려 두는 것이 좋습니다.
한눈에 보는 판단표
| 보낼 파일 | 먼저 해 볼 방법 | 그래도 크면 |
|---|---|---|
| 사진·스캔이 많은 PDF | PDF 압축(목표 용량, 텍스트 유지) | 이미지 변환 방식, 그다음 분할 |
| 글자 위주 PDF | 다른 첨부가 무거운지부터 확인 | 분할 또는 링크 |
| 휴대폰 사진 여러 장 | 목표 용량 압축 또는 크기 50% | 몇 묶음으로 나눠 보내기 |
| 휴대폰 동영상 | 해상도 낮추기(720p 등) | 필요한 구간만 자르기, 링크 |
| 파일 수십 개 | 무거운 것만 줄인 뒤 ZIP | 묶음별 ZIP 여러 개 |
| 원본 화질이 필요한 파일 | 줄이지 말고 링크 공유 | 공유 범위·기간 확인 |
자주 하는 실수
- 동영상을 ZIP으로 줄이려는 경우: 거의 줄지 않습니다. 해상도를 낮추거나 잘라야 합니다.
- 같은 파일을 여러 번 압축하는 경우: JPG는 다시 저장할 때마다 화질이 조금씩 떨어집니다. 원본에서 한 번에 목표 용량으로 줄이세요.
- 아이폰 HEIC 사진을 JPG로 바꾸고 그대로 보내는 경우: JPG는 HEIC보다 압축 효율이 낮아 오히려 커지는 일이 많습니다. 변환한 뒤 압축까지 거치세요.
마무리
첨부 용량 문제는 가장 무거운 파일 하나를 형식에 맞게 줄이는 것으로 대부분 해결됩니다. 그래도 안 되면 나누거나 링크로 보내면 됩니다. 여기서 소개한 도구는 모두 파일을 서버에 올리지 않고 브라우저 안에서 처리합니다.