파일 형식은 "어느 것이 가장 좋은가"보다 "이 파일로 무엇을 할 것인가"로 고르는 편이 정확합니다. 원칙은 세 가지입니다. 받는 사람이 따로 프로그램을 설치하지 않고 열 수 있어야 하고, 앞으로 고칠 일이 있으면 편집할 수 있는 원본을 남겨야 하며, 화질이나 정보를 덜어 내는 형식은 마지막에 한 번만 씁니다. 문서, 사진, 영상·소리, 압축, 표 데이터를 다섯 가지 상황별로 정리했습니다.
고르기 전에 알아 둘 기본
형식은 크게 두 갈래입니다. 워드(DOCX), 한글(HWP·HWPX), 엑셀(XLSX)은 계속 고칠 수 있는 편집용 형식이지만, 여는 프로그램과 글꼴에 따라 줄바꿈이나 표가 밀릴 수 있습니다. PDF, JPG, MP4는 어디서 열어도 같은 모양이 나오도록 만든 배포용 형식입니다. 또 JPG, MP3처럼 눈과 귀에 덜 띄는 정보를 덜어 내는 손실 압축 형식은 다시 저장할 때마다 품질이 조금씩 깎이고, PNG, FLAC, ZIP 같은 무손실 형식은 원래 데이터를 그대로 되살립니다. 확장자는 이름표일 뿐이라 이름만 바꾼다고 형식이 바뀌지는 않습니다.
보관: 몇 년 뒤에도 열리고 다시 고칠 수 있게
오래 둘 파일은 두 벌을 남기는 것이 안전합니다. 문서는 편집 원본과 함께 PDF를 남기고, 장기 보존이 목적이라면 글꼴을 파일 안에 담도록 정해진 보존용 규격인 PDF/A로 저장하는 방법도 있습니다. 사진은 촬영 원본(HEIC나 카메라 RAW 포함)을 손대지 않고 두고, 어디서나 볼 사본이 필요하면 JPG를 따로 만듭니다. 영상은 용량을 줄이지 않은 원본을, 녹음은 원본이 무손실이라면 WAV나 FLAC로 둡니다. 여러 파일은 대부분의 운영체제가 바로 여는 ZIP으로 묶는 것이 무난하고, 공간을 더 아끼고 싶을 때만 7Z를 고려합니다. 표는 엑셀 파일과 함께 어떤 프로그램으로도 읽히는 CSV(UTF-8) 사본을 두면 쓰던 프로그램이 바뀌어도 값을 살릴 수 있습니다.
제출: 받는 곳의 조건이 정답
기관, 학교, 채용 사이트에 낼 때는 요강에 적힌 형식과 용량을 따릅니다. 적혀 있지 않다면 문서는 PDF가 기본입니다. 다만 "수정할 수 있는 파일"을 요구하면 HWP나 DOCX를 냅니다. 한글 문서는 한글 프로그램에서 바로 PDF로 저장해야 서식이 가장 덜 깨지고(HWP를 PDF로 바꾸는 법), 워드 문서는 워드 → PDF로 확정본을 만들 수 있습니다. 사진은 JPG가 가장 무난하며, 아이폰 기본 형식인 HEIC는 받지 않는 접수 사이트가 많아 HEIC → JPG로 바꿔 냅니다. 영상은 H.264 영상과 AAC 소리를 담은 MP4가 가장 안전합니다.
공유: 상대가 바로 열 수 있게
메신저나 메일로 주고받을 때는 상대 기기에서 바로 열리는지가 먼저입니다. 읽기만 할 문서는 PDF, 함께 고칠 문서는 상대가 쓰는 프로그램의 형식을 고릅니다. 내용만 전하는 메모는 TXT도 좋은데, 한글이 깨지지 않게 UTF-8로 저장합니다. 사진은 JPG, 글자가 많은 화면 캡처는 경계가 또렷한 PNG가 어울립니다. 영상은 MP4가 안전합니다. 화면 녹화로 생긴 WebM은 아이폰이나 일부 메신저에서 재생되지 않을 수 있어 WebM → MP4로 바꿔 보내면 좋습니다. 아이폰 영상이 상대 PC에서 열리지 않는다면 대개 HEVC 코덱 때문이라, 카메라 포맷을 "높은 호환성"으로 두고 찍는 것이 가장 확실합니다. 소리만 보낼 때는 MP3가 가장 널리 열립니다. 파일이 여러 개면 ZIP으로 묶어 보내되, 사진과 영상은 이미 압축된 형식이라 ZIP으로 묶어도 거의 줄지 않습니다. RAR과 7Z는 상대에게 해제 프로그램이 있어야 하고, AES-256 비밀번호를 건 ZIP은 윈도우 탐색기나 맥 기본 압축 해제로 열리지 않는 경우가 많으니 미리 확인합니다.
웹 게시: 가볍고 어디서나 보이게
블로그나 쇼핑몰 이미지는 실제로 보일 너비로 줄인 뒤 WebP로 저장하면 대체로 JPG보다 가볍습니다. AVIF는 더 작아질 수 있지만 올릴 곳이 받는지 먼저 확인합니다. 로고와 아이콘은 확대해도 깨지지 않는 SVG나 투명 배경 PNG가 맞고, 짧게 반복되는 장면은 GIF보다 MP4가 훨씬 작고 선명합니다. 문서는 글자를 선택하고 검색할 수 있는 PDF가 좋습니다. 스캔 이미지만 담긴 PDF는 검색에 걸리지 않습니다. 내려받게 할 표 데이터는 CSV나 JSON이 다루기 쉽습니다.
인쇄: 모양과 해상도를 고정
프린터나 인쇄소로 보낼 문서는 PDF로 확정합니다. 글꼴과 여백이 고정되어 화면과 종이의 차이가 가장 적습니다. 사진은 인쇄할 크기에서 1인치당 300픽셀 정도가 흔히 권하는 기준이라, 10×15cm(4×6인치) 인화라면 1200×1800픽셀이면 충분합니다. 품질을 높게 둔 JPG나 PNG가 무난하고, WebP나 HEIC는 받지 않는 인화 업체가 있으니 미리 바꿉니다. 엑셀 표도 PDF로 바꿔 쪽 나눔을 확인한 뒤 인쇄하면 실수가 줄어듭니다.
한눈에 보는 상황별 형식
| 상황 | 문서 | 사진 | 영상·소리 | 여러 파일 | 표 데이터 |
|---|---|---|---|---|---|
| 보관 | 편집 원본 + PDF(PDF/A) | 촬영 원본 + JPG 사본 | 원본 영상, WAV·FLAC | ZIP(공간이 중요하면 7Z) | XLSX + CSV(UTF-8) |
| 제출 | PDF, 요구 시 HWP·DOCX | JPG | MP4(H.264) | ZIP | 요구한 형식 |
| 공유 | PDF, 함께 고칠 땐 원본 형식 | JPG, 캡처는 PNG | MP4, 소리는 MP3 | ZIP | XLSX |
| 웹 게시 | 글자가 검색되는 PDF | WebP, 로고는 SVG·PNG | MP4 | ZIP | CSV·JSON |
| 인쇄 | 고품질 JPG·PNG | 해당 없음 | 해당 없음 | PDF로 바꿔 인쇄 |
바꿀 때 지킬 세 가지
- 변환은 늘 원본에서 합니다. 손실 형식을 여러 번 거치면 그때마다 화질이 깎이고, 무손실 형식으로 바꿔도 사라진 정보는 돌아오지 않습니다.
- CSV를 엑셀에서 바로 열면 앞자리 0이 빠지거나 긴 숫자가 지수 표기로 바뀔 수 있습니다. 사번이나 전화번호가 든 표는 열고 나서 확인합니다.
- PDF는 고치기 어려운 결과물입니다. 수정할 일이 남았다면 편집 원본을 함께 보관합니다.
마무리
형식을 고를 때는 받는 사람, 다시 고칠 가능성, 품질 손실 세 가지만 떠올리면 대부분 답이 나옵니다. 원본은 그대로 두고, 상황에 맞는 사본을 그때그때 만들어 쓰세요.